Idéer om förenklad projektadministration från olika håll av Europa

Idéer om förenklad projektadministration från olika håll av Europa

Förenklade kostnadsmodeller kan förbättra projektverksamhetens resultat: den administrativa bördan blir lättare och möjligheten att göra fel minskar. Förhoppningen är att detta ska effektivisera genomförandet av utvecklingsprogram för landsbygden och Leaderstrategier. Men - för att citera Jonathan Ive, tidigare planerare vid Apple, - “simplification is one of the most difficult things to do”. Det är således skäl att höra hur man har tillämpat förenklade kostnadsmodeller i andra länder.

Vissa EU-medlemsstater har använt sig av förenklade kostnadsmodeller redan från programperiodens början och på så sätt redan fått praktisk erfarenhet av metoden.

Det europeiska nätverket för landsbygdsutveckling bjöd strax före midsommar in cirka 70 aktörer till Bryssel för att diskutera och utbyta goda rutiner kring förenklade kostnadsmodeller i samband med landsbygdsfondens projekt. Aktörerna representerade ministerier, centralförvaltningar, utbetalande organ, landsbygdsnätverksenheter, Leadergrupper och stödmottagare.

Workshoppen inleddes med att Michael Grosse (DG EMPL) och Marina Hadjiyanni (DG AGRI), som är sakkunniga vid generaldirektoraten för sysselsättning och jordbruk, gav grundläggande information om förenklade kostnadsmodeller och hur de används. Det var också intressant att höra Snejana Kolevas (DG AGRI) föredrag om användningen av förenklade kostnadsmodeller ur kontrollsynpunkt.

Ibruktagandet av förenklade kostnadsmetoder kräver alltid en noggrann analys av hur modellen kan fås att fungera. I bästa fall ger metoderna en mängd fördelar i och med att de förbättrar resultaten av projektet och minskar den administrativa bördan samt möjligheten att göra fel. Vissa modeller bygger å sin sida på genomsnittliga kostnader, varvid en del projekt ”vinner” och en del ”förlorar”, men den administrativa bördan i samband med ansökningsprocessen är lätt. 

På mötet belystes god praxis från olika synvinklar och olika håll av Europa: Andreas Grieß från Tyskland redogjorde för användningen av förenklade kostnadsmodeller inom Leaderverksamheten i området Sachsen. Man använder sig bland annat av enhetskostnader vid byggandet av byahus.

Exempel och praxis från Österrike presenterades av Julian Gschnell och Stefan Niedermoser. De österrikiska Leadergrupperna ämnar i fortsättningen ta i bruk en procentbaserad kostnadsmodell inom verksamhetspenningen (flat rate max 40 %). 

Kati Vaissalo från Livsmedelsverket berättade om Finlands goda rutiner från projekt som fått engångsersättning (klumpsumma). Förfarandet med engångsersättning togs i bruk i Finland vid slutet av 2018 och används av praktiska skäl främst inom projekt som Leadergrupperna finansierar. Efter cirka ett halvt år hade redan inemot 100 projekt med engångsersättning gjorts anhängiga. Som första land i Europa har Finland tagit i bruk den här typen av modell och de andra var mycket intresserade av Finlands erfarenheter.

Maija Rintamäki från föreningen Leader YHYRES framförde hälsningar från fyra projekt som Leadergruppen finansierat och som har genomförts enligt metoden med engångsersättning. Leadergruppen och den rådgivning gruppen ger är i nyckelroll när man väljer kostnadsmodell för projektet: bara genom att förstå fördelarna och kraven med respektive modell kan stödmottagaren fatta det beslut som är bäst för projektet. Rintamäki anser att planeringen av ett projekt med engångsersättning och ansökningsskedet i praktiken inte skiljer sig från det tidigare kostnadsalternativet som bygger på faktiska kostnader. Däremot hade en stödmottagare förvånat sig över hur enkelt utbetalningsskedet var i praktiken: i stället för kvitton, kontoutdrag, huvudböcker och andra dokument behövdes nu bara en kortfattad ansökan och slutrapport där bilderna visade vad som hade gjorts inom projektet.

Som avslutning på workshoppen gjorde man som grupparbete upp en vägkarta för ibruktagandet av förenklade kostnadsmodeller:

 

Mötet öppnade nya perspektiv och god praxis för den kommande perioden med förenklad byråkrati. Det var viktigt att märka att också andra medlemsstater brottas med samma problem och därför vore ett internationellt samarbete ytterst välkommet.

Mötesprogrammet och föredragen hittar du här.

Text: Kati Vaissalo
Foto: Kati Vaissalo, föredrag från ENRD-workshopparna.