Ruutukaappaus tietokoneen näytöltä, jossa on iloisia ihmisiä etäkokoustamassa

Voihan webinaari!

Kaakkois-Suomen ELY-keskuksen ja Leader-ryhmien yhteinen viestintähanke KaakonKantri on ehtinyt historiansa aikana järjestää muutaman tapaamisen alueen hankevetäjille ja -työntekijöille. Ensimmäisessä tapaamisessa osallistujat ristivät tämän verkostoitumiseen, vertaistukeen ja hyvien käytäntöjen jakamiseen kannustavan konklaavin Kaakottimeksi. Se on lyhyt ja ytimekäs nimi, joka kuvaa hyvin itse tilaisuutta – pulinaa asiasta ja vähän asian vierestäkin.

Korona uhkasi laittaa Kaakottimen katkolle, kun huhtikuulle kaavailtu tapaaminen piti peruuttaa. Sanomattakin oli selvää, että korvaava tilaisuus järjestetään myöhemmin verkossa. Ensin piti vain opetella käyttämään teamsejä, zoomeja ja meetsejä ja mitä näitä nyt onkaan. Pakko on tehokas konsultti, kuten olemme tämän vuoden aikana oppineet.

Olin keväästä saakka epäillyt, että webinaari ei olisi paras mahdollinen väline verkostoitumiseen. Kokeilemallahan se selviää, joten ei muuta kuin tulta päin ja verkkotilaisuutta mainostamaan!

Syyskuun puolivälissä tuli se päivä, jolloin Kaakotin meni verkkoon. Kun webinaari alkoi, meitä oli linjoilla 25 henkilöä.

Olin valmistautunut tapaamiseen aika perusteellisesti, koska hirvitti hieman, että muuten meiltä saattaa loppua jutut kesken. Webinaareissa kun keskustelua ei aina tahdo irrota. Nokkelana puheenjohtajana keksin laittaa osallistujat hommiin, jolloin pääsisin itse helpommalla. Samalla hankevetäjät verkostoituisivat ihan väkisin, kun joutuisivat yhdessä pähkäilemään tehtäviä Zoomin ryhmätyötiloissa. Se on muuten tosi näppärä toiminto. Huhujen mukaan vastaava on tulossa myös Teamsiin.

Sanapilviä ja biotaukoja

Zoomin äänestystyökalulla toteutetussa kyselyssä selvisi, että Kaakottimen osallistujista 74 prosenttia oli järjestänyt itse webinaarin tai etäkokouksen ja kaikki olivat sellaiseen joskus osallistuneet, 64 prosenttia jopa ihan lukemattomia kertoja. Veikkaan, että luvut olisivat näyttäneet toisenlaisilta, jos olisimme kysyneet samaa edellisessä tapaamisessa.

Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että webinaarit säästävät aikaa, rahaa ja ympäristöä. Virtuaalikokoukset madaltavat kynnystä osallistua, tosin tarjontaa on jo niin paljon, että webinaariähky uhkaa. Osallistujat saivat tehtäväkseen pohtia toimivia käytäntöjä etäkokouksiin ja yleisön osallistamiseen sekä aktivointiin. Ja niitähän löytyi!

Etäkokoukseen osallistujia voi aktivoida jo ennakkoon tyhjällä asialistalla. Aiheet kiinnostavat varmasti, kun niitä saa itse ehdottaa. Kokouskäytännöt on hyvä listata ja lähettää etukäteen, jotta pelisäännöt ovat selvillä ja työskentely sujuvaa. Esimerkiksi mikrofonit on syytä pitää kiinni esitysten aikana ja tekniikka testata ennen kokousta.

Esittelykierroksella on kohteliasta vilauttaa vähän kasvoja, vaikka olisikin ponnaripäivä tai jopa bad hair day. Eräiden havaintojen mukaan keskustelu on luontevampaa, jos keskustelukumppaneiden kasvot ovat näkyvissä. Toisaalta videokuva voi syödä kaistaa, joten kamerat kannattaa pitää auki vain osan aikaa.

Mentimeter-sovelluksella toteutettava sanapilvi herättelee yleisöä ja valkotaulutoimintokin on kätevä. Tauotus on tärkeää ja välillä on hyvä kannustaa osallistujia jaloittelemaan. Tai mikä estää pitämästä pienen joogahetken esitysten välissä? Sellainenkin termi kuin biotauko tuli tutuksi.

Itseäni sykähdytti eniten tämä neuvo, joka pätee webinaarien ohella kaikkeen muuhunkin: Jelpataan toisiamme ja pidetään ilmapiiri sellaisena, että uskaltaa!

Webinaarimme lopputulema oli se, että hankeihmiset haluavat tavata jatkossakin verkossa, vaikkapa vapaamuotoisissa nettikahvitteluissa, joissa tutustumme toisiimme ja hankkeisiimme. Siinä sivussa voi löytää vaikka uusia yhteistyökumppaneita. Eli rokotteita odotellessa nähdään netissä!

Pääkuva: Ryhmäkuva onnistuu myös webinaarissa ja on yksi ohjelmanumero muiden joukossa.

Muokkauspäivämäärä: 5.10.2020
Teksti: Saija Räty, KaakonKantrin tiedottaja, joka löytää itsensä jatkuvasti epämukavuusalueelta
Kuvat: Saija Räty