Tulevaisuuden tuottajat -palvelupaketin ohjeistus

Maaseutuverkostopalveluiden Tulevaisuuden tuottajat -työryhmän palvelupaketti on näppärä apu maaseutuyrittäjyyteen liittyvien uudenlaisten ja innovatiivisten tilaisuuksien järjestämisessä. Maaseutuyrittäjyydellä tarkoitetaan muutakin kuin maatalousyrittäjyyttä. Tilaisuus voi olla valtakunnallinen, alueellinen, paikallinen tai vaikkapa webinaari. Palvelupaketin avulla voidaan kattaa yleisimpiä tilaisuuden järjestelykuluja.

Esimerkiksi seuraavat kulut soveltuvat palvelupakettiin:

  • tilavuokrat
  • kahvitukset (ei ruokailuja)
  • luennoitsijoiden palkkiot ja matkakustannukset (Valtion matkustussäännön mukaan huomioiden, tutustu myös maaseutu.fi:stä löytyvään muistilistaan matkakulujen veloittamisesta)
  • logistiikkakustannukset (esimerkiksi bussikuljetukset tilaisuuteen)
  • It-palvelut (esim. webcasting)
  • lehti-ilmoitukset
  • muut soveltuvat tapahtumaan liittyvät palvelut (sovitaan erikseen)

 

Palvelupaketin arvo on enimmillään 1500 € (sis. alv).

Palvelupaketin avulla ei voida kattaa järjestävien tahojen omia kuluja. Eli esimerkiksi järjestävän tahon asiantuntijan matkakulut tai tapahtumaan ja sen suunnitteluun käytetty työaika ei ole hyväksyttävä kulu.

Palvelupaketin avulla järjestettävä tapahtuma tulee toteuttaa aikaisintaan 5.11.2019.

OHJEET HAKIJALLE

 

Kun olet aikeissa järjestää tilaisuuden, tarkista ensin, täyttääkö tilaisuus palvelupaketin edellytykset.

  1. Tapahtuman tulee liittyä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman toteuttamiseen. Maaseutuohjelman tavoitteisiin ja sisältöihin voit tutustua tarkemmin maaseutu.fi:ssä.
  2. Tapahtuman tulee olla verkostotoimintaa eli sen toteuttajina tulee olla vähintään kaksi toisistaan riippumatonta tahoa.
  3. Tapahtuma on osallistujille maksuton. 
  4. Tapahtuman tulisi poiketa järjestävien organisaatioiden tavanomaisesta toiminnasta, jota ne jo muutenkin harjoittavat.

Tilaisuuden sisällön toivotaan olevan erityisesti maaseutuyrittäjyyden edistämiseen liittyvää. Tilaisuus voi olla esimerkiksi nuorten tutustumismatka oppilaitokseen tai toimintaansa monipuolistaneiden maatalousyrittäjien verkostoitumistilaisuus.

Palvelupakettisuunnitelma tulee tehdä 31.10.2019 mennessä. Tapahtuma tulee toteuttaa viimeistään 31.10.2020.

Palvelupaketin käyttöön kuuluu viisi vaihetta:

1. Tilaisuuden suunnitteluvaihe

  • Täytä kirjallinen suunnitelma valmiiseen lomakkeeseen täällä. Suunnitelmaan kirjataan mm. seuraavia asioita:
    • Miten tapahtuma liittyy ohjelman toteuttamiseen ja millä innovatiivisella tavalla se edistää maaseutuyrittäjyyttä?
    • Miten palvelupaketin käytön edellytykset täyttyvät?
    • Miten hinnantarkistus toteutetaan?
    • Mikä on kohderyhmä ja toteutusalue?
    • Millainen on tapahtuman ohjelmaluonnos?

 

  • Muista lopuksi lähettää täytetty lomake. Tulevaisuuden tuottajat -työryhmä ja maaseutuverkostopalvelut käsittelevät suunnitelman 4.11.2019 ja ilmoittavat käsittelystä hakijalle. Samalla sovitaan yhteydenpidosta työryhmän kanssa.
  • Jos sinulla on kysyttävää, saat niitä parhaiten sähköpostilla tuomas.metsaniemi@ruokavirasto.fi. Tarkemmat yhteystietomme löytyvät maaseutu.fi:stä

 2.Tilaisuuden viestintä

  • Lisää tapahtumasi Maaseutu.fi-sivulla olevan tapahtumakalenteriin. Ilmoittautumislomakkeen osoitteen saat maaseutuverkostopalveluilta, joten lisää sekin sille varattuun kohtaan. Laadi viimeistään tässä vaiheessa myös tarkempi ohjelma ja tilaisuuden sisältö. Maaseutuverkostopalvelut vastaanottaa ilmoittautumiset, mutta voit itsekin seurata ilmoittautumistilannetta verkossa. Saat samalla osallistujaraportista listan, jonka avulla teet kätevästi osallistujalistan.
  • Käytä logoja oikein, se on tärkeää! Tutustu toimivan tiedottamisen vinkkeihin maaseutu.fi/tuenhakijalle.
  • Markkinoi tilaisuutta monipuolisesti mm.
    •  omien kanavien kautta (verkkosivut, sosiaalinen media, paikallislehdet, kaupungin tapahtumakalenteri, ilmoitustaulut jne.)
    • Maaseutu.fi-sivulla tarjoamalla ennakkojuttuja tai tekemällä (yhteyshenkilö pirjo.onikki@maaseutu.fi)
    • Valmistaudu valokuvaamaan tai videoimaan tilaisuudessa.

3.  Tilaisuuden käytännön toteutus

  • Järjestäjä hoitaa käytännön järjestelyt kuten tilavaraukset, tarjoilut, luennoitsijat jne.
  • Ilmoita tilaisuuden alussa, että tilaisuudessa kuvataan.
  • Muista kerätä osallistujalistaan allekirjoitukset ja ottaa valokuvia tilaisuudessa.

4. Tilaisuudesta raportointi

  • Tee raportti tapahtumasta valmiin Webropol-lomakkeen avulla. Myös muunlainen toimitettu sisältö on suositeltavaa. Maaseutuverkostopalvelut lähettää linkin raportointilomakkeeseen.
  • Lähetä allekirjoitettu osallistujalista skannattuna info@maaseutu.fi -osoitteeseen. 
  • Jaa kuvat käyttöömme. Tarvittaessa voit tallentaa ne verkkopalveluumme, jonne saat osoitteen yhteyshenkilöltäsi.
  • Lähetä tilaisuudesta tehdyt lehtijutut yms. skannattuna osoitteeseen info@maaseutu.fi tai lataa ne verkkopalveluun kuvien kanssa.
  • Maaseutuverkostopalvelut lähettää palautekyselyt osallistujille. Raportti lähetetään teille kyselyn päätyttyä.

5.  Tilaisuuden laskutus

  • Laskuta maaseutuverkostopalveluita koontilaskulla. Sovittaessa laskut voidaan osoittaa myös suoraan verkostopalvelut-yksikköön.
  • Muista liittää koontilaskuun osallistujalista ja kopio kaikista tapahtumaan liittyvistä palvelupaketin kautta katetuista kuluista.
  • Laskutustietomme löytyvät maaseutu.fi:stä.