KYSYMYS: Voiko diaariin tallentaa kaikki toimintaryhmiin saapuneet hakemukset ohjelmakauden alusta?VASTAUS: Kyllä voi. Tästä oli vielä toimintaryhmädiaarin koulutuspäivillä epäselvyyttä, mutta sen jälkeen ei ole selvinnyt mitään syytä, miksi ei voisi.
KYSYMYS: Voiko/saako diaariin tallentaa myös viime ohjelmakauden hakemuksiin liittyviä asioita?VASTAUS: Ei saa tallentaa. Diaari on tarkoitettu ohjelmakauden 2007–2013 toimintaa varten.
KYSYMYS: Kirjataanko myös toimintaryhmien omat hankkeet toimintaryhmien diaariin?VASTAUS: Ei kirjata, koska toimintaryhmien diaari on tarkoitettu vain toimintaryhmille delegoitujen viranomaistehtävien hallinnointiin.
KYSYMYS: Milloin toimintaryhmien omat hakemukset tulevat vireille?VASTAUS: Kun ne saapuvat TE-keskukseen (KehL 30 § 3 mom.)
KYSYMYS: Milloin avataan uusi asia?VASTAUS: Kun uusi tukihakemus tulee vireille.
KYSYMYS: Mitä ovat välitoimenpiteet?VASTAUS: Esimerkiksi asiakkaalle lähetetty tukihakemukseen liittyvä lisäselvityspyyntö, saapunut lisäselvitys tai muu tukihakemuksen täydennys. Hallituksen käsittelyä tai päätöstä ei tarvitse kirjata diaariin erikseen. Edelleen välitoimenpiteitä kirjataan jälleen lopputoimenpiteen jälkeen esimerkiksi maksatushakemukset ja niiden täydennykset, väli- ja loppuraportit yms.
KYSYMYS: Mikä on lopputoimenpide?VASTAUS: Lopputoimenpide kirjataan avattua asiaa kohden vain kerran. Toimintaryhmien diaarissa lopputoimenpide kirjataan pääsääntöisesti silloin, kun alkuperäiset hakemusasiakirjat, toimintaryhmän lausunto mukaan lukien, lähetetään TE-keskukseen. Lopputoimenpiteen asiakirjatyypiksi valitaan tällöin lausunto.
KYSYMYS: Miten tallennetaan asian kunta?VASTAUS: Toimintaryhmien diaariin ei pysty tällä hetkellä tallentamaan kuntatietoa, koska sovellukseen ei ole syötetty kuntalistaa.
KYSYMYS: Onko hakemusten syöttöjärjestyksellä merkitystä?VASTAUS: Varsinaisesti ei. Järjestelmä antaa asianumerot juoksevan numeroinnin mukaan, joten sikäli olisi loogista, että ne syötettäisiin saapumisjärjestyksessä, mutta tämä ei ole välttämätöntä.
KYSYMYS: Voiko toimintaryhmä sulkea toimistonsa esimerkiksi loma-aikana?VASTAUS: Katso asetus valtion virastojen aukiolosta (332/1994). Toimintaryhmät eivät ole viranomaisia, mutta niiden on noudatettava samoja periaatteita hoitaessaan viranomaistehtäviä. Asetuksesta ilmenee periaate, jonka mukaan toimiston ei tarvitse aina olla auki, mutta on huolehdittava siitä, ettei asiakas esimerkiksi määräaikojen suhteen kärsi vahinkoa. Postilaatikko on tällöinkin tyhjennettävä päivittäin. Mikäli toimintaryhmä pitää toimistonsa kiinni esimerkiksi kesäloman tai muun pidemmän ajan, on tästä päätöksestä ilmoitettava etukäteen paikalliselle TE-keskukselle.
KYSYMYS: Luottamuksellisten hakemusasiakirjojen käsittely hallituksessa?VASTAUS: Hallitusten jäsenille tulee antaa riittävät tiedot hakemuksista, jotta he voivat tehdä päätöksensä. Luottamuksellisten asiakirjojen käsittelyssä tulee huolehtia tietoturvasta. Mikäli luottamuksellisia tietoja sisältäviä asiakirjoja jaetaan hallitusten jäsenille, tulee niitä säilyttää asianmukaisesti ja edelleen, ne joko kerätään pois tai hävitetään asianmukaisesti.